Politica Accesis Privind Conflictul de Interese 

I. INTRODUCERE

1.1 SCOP

Unul din obiectivele esențiale ale Accesis este ca întreaga sa activitate să fie dezvoltată pe principii de etică, ceea ce va duce la consolidarea poziției și a renumelui Accesis pe piața trainingului de limba straină. Această politică explică principiile și regulile relevante pentru prevenirea și gestionarea conflictelor de interese și modalitățile de implementare a acestora.

1.2 ARIA DE APLICABILITATE Această politică se aplică tuturor directorilor, managerilor, angajaților și colaboratorilor Accesis și afiliaților acesteia. Pentru acele situații în care legislația aplicabilă este mai restrictivă decât principiile enunțate în prezenta politică, se vor respecta cele dintâi.

1.3 ÎNȚELEGEREA CONCEPTULUI

Ce este conflictul de interese ?

Conflictul de interese apare atunci când o activitate, relație sau implicare de natură personală se interpune în exercitarea responsabilităților noastre în calitate de angajați ai Accesis. Cu alte cuvinte, în cazul în care interesele de natură personală primează în fața celor de natură profesională din cadrul companiei, vă puteți afla într-o situație conflictuală. Accesis respectă deciziile individuale ale fiecăruia dintre angajați și în mod cert nu dorește să intervină în viața dumneavoastră personală și de aceea, se așteaptă de la dumneavoastră să evitați situațiile în care interesele personale sunt în detrimentul companiei.

De ce contează?

Indiferent de activitate sau de profesie, când facem ceea ce trebuie – când acţionăm cu integritate – putem arăta că valorile Accesis susțin un mediu de afaceri profesionist, creând în același timp un cadru intern bazat pe respect, etică și echilibru. Pentru a menține și a ne spori reputația, Accesis se bazează pe implicarea angajaților în respectarea și punerea în aplicare a conduitei etice.

Cum procedăm? Deciziile pe care le luăm, indiferent de nivelul ierarhic, trebuie să urmărească interesul companiei și nu câștigul sau avantajul nostru personal.

Cui se aplică?

• Directorilor;

• Managerilor;

• Angajaților (potențiali sau actuali) și Colaboratorilor;

• Afinilor și rudelor de gradul 1 și 2.

II. PRINCIPII și REGULI

2.1 Recunoașterea Conflictului de Interese

Conflictul de interese apare atunci când o activitate, relație sau implicare de natură personală se interpune în exercitarea responsabilităților noastre în calitate de angajați ai Accesis. Chiar și percepția unui conflict de interese poate pune compania într-o poziție cu risc ridicat. În calitate de angajați nu trebuie să permitem ca interesul personal (câștig) să ne împiedice în a acționa în interesul companiei. Situațiile conflictuale pot implica atât persoanele mai sus definite, cât și persoanele foarte apropiate din mediul social privat. Implicarea într-un conflict de interese, pe de o parte, poate crea dificultăți în desfășurarea activității pentru Accesis, iar pe de altă parte, poate avea consecințe legale sau regulamentare. Deși nu se pot exemplifica toate cazurile de conflict de interese, încercăm să prezentăm mai jos câteva situații care ar putea fi încadrate în categoria conflictelor:

• Relațiile personale;

• Relațiile de familie între angajații companiei, care sunt în raporturi de coordonare-subordonare, nu sunt acceptate;

• De asemenea, relațiile personale cu angajați/colaboratori ai instituțiilor/companiilor cu care colaborăm și în care există putere decizională, trebuie evitate și/sau soluționate imediat;

• Un alt loc de muncă în afara Accesis;

• Accesis nu îngrădește în niciun fel dreptul la muncă al angajaților săi. Cu toate acestea, relațiile de muncă și/sau colaborare între angajații Accesis și competitori trebuie comunicate in scris catre Accesis. În relațiile de muncă cu clienții, furnizorii și competitorii Accesis, angajatul are obligația de a obține în prealabil acordul Accesis;

• De asemenea, Accesis respectă reglementările în vigoare privind conflictul de interese și nu va iniția sau accepta nicio variantă care ar putea fi interpretată în acest sens (ex: reguli de angajare a oficialilor publici în mediul privat);

• În cazurile în care colaboratorul/ angajatul Accesis are și un alt loc de muncă, politicile de confidențialitate și Regulamentul de Ordine interioară sunt obligatorii în a fi respectate;

• Angajaților le este interzis să folosească timpul de muncă din cadrul Accesis sau resursele acesteia pentru desfășurarea activităților bazate pe alte contracte de muncă din afara Accesis;

• Afaceri personale, investiții și tranzacționare;

• Angajații noștri nu trebuie să se folosească de numele Accesis sau de informațiile pe care le dețin în legătură cu Accesis pentru a facilita fluxuri către și în cadrul afacerilor personale sau de familie;

• Angajații noștri se află în conflict de interese dacă dețin titluri/acțiuni/părți sociale la parteneri de afaceri ai Accesis;

• Facilități și cadouri;

• Conflictele de interese pot apărea atunci când un angajat solicită sau acceptă cadouri, plăţi, sau orice formă de recompensă din partea partenerilor de afaceri sau a concurenţilor, pentru a influența deciziile de afaceri și poate intra sub incidența legii penale ca fiind infracțiune de corupție (mită, trafic de influență). Angajaţii pot accepta cadouri de curtoazie de la partenerii de afaceri, doar dacă acestea sunt modeste (sub 50 eur) și nu influenţează luarea deciziilor de afaceri;

• Este absolut interzisă redirecționarea avantajelor/cadourilor/comisioanelor către persoanele apropiate (familie, rude, etc.) ca metodă de evitare a aspectelor menționate anterior.

 2.2 Prevenirea Conflictului de interese ca parte a relației cu Accesis, fiecare angajat/colaborator are obligația contractuală de loialitate față de companie, astfel încât orice angajat, indiferent de poziția ierarhică, trebuie să evite conflictul de interese. Accesis se așteaptă și solicită tuturor angajaților/colaboratorilor să recunoască și să anunțe dacă se află sau există probabilitatea să intre într-un conflict de interese cu activitatea Accesis. Există cazuri excepționale în care chiar și un potențial conflict de interese să reprezinte un risc foarte mare pentru companie (relațiile cu mediul politic sau de guvernare) și este obligatoriu ca toate persoanele din cadrul Accesis, implicate direct sau indirect, să acționeze în scopul prevenirii și ameliorării riscului. „Evitarea” unui conflict de interese înseamnă implicarea resurselor care pot sprijini: Departamentul de Resurse Umane si Juridic.

2.3 Declararea Conflictului de Interese

 Evitarea unui conflict de interese nu va putea fi mereu posibilă și de aceea este în interesul Accesis și a angajaților să anunțe de îndată această situație. Declararea conflictelor de interese (potențiale sau reale) facilitează transparența în cadrul companiei, precum și soluționarea rapidă a cazurilor. Adresarea cazurilor de conflict de interese se face individual, având mereu în vedere integritatea și reputația Accesis. În funcție de impactul pe care situația o prezintă, compania va căuta soluții prin care entitatea să aibă un risc cât mai mic, iar interesele angajatului/angajaților să fie protejate în măsura în care acest lucru este posibil. Plecând de la principiul transparenței, pe care Accesis îl promovează în rândul angajaților, ascunderea intenționată a unui conflict de interese va fi perceput ca o acțiune adresată împotriva companiei și conform regulilor și procedurilor interne, se vor lua măsurile corespunzătoare, care pot duce inclusiv până la desfacerea contractului de muncă. Noii angajați/colaboratori trebuie să declare situația conflictelor de interese (reale sau potențiale) înainte de semnarea ofertei, astfel încât să permită companiei să găsească cea mai bună soluție și să diminueze riscul. În cazul în care vă aflați în fața unui conflict de interese, potențial sau real, primul pas este acela de a discuta cu superiorul direct. Această acțiune trebuie urmată de declararea în scris a situației respective incluzând toate detaliile relevante și transmiterea acestei declarații către management. Mediul economic și social este unul dinamic, iar statutul unui angajat poate suferi modificări de la angajare până la momentul analizei, astfel că este responsabilitatea fiecărui angajat să trateze cu foarte mare seriozitate aspectele detaliate în prezenta politică și să acționeze în sensul declarării oricărui conflict de interese în care s-ar putea afla.

2.4 Cum este tratat Conflictul de interese

Declararea conflictului de interese este o dovadă de integritate și transparență în cadrul Accesis, însă nu este suficientă ca o acțiune de sine stătătoare. Această politică detaliază și o serie de acțiuni ce trebuie întreprinse pentru a adresa și a remedia riscul asociat respectivului conflict de interese. Adresarea cazurilor de conflicte de interese este în primul rând responsabilitatea superiorului direct, la fel ca prima fază și anume:

• Să trateze informația primită de la angajat în mod obiectiv și confidențial;

• Să evalueze într-o manieră corectă situația prezentată și să țină cont de principiile și riscurile pentru Accesis;

• Să se consulte cu alte funcțiuni din cadrul Accesis: superior direct, management, departament juridic;

• Să abordeze pragmatic rezolvarea cazului, astfel încât riscurile asociate Accesis să fie minimizate, și nici interesele angajatului să nu fie afectate în măsura în care este cu putință;

• Să comunice oficial decizia și să se asigure că aceasta este înțeleasă și agreată de către angajat. Aceste decizii trebuie să fie formalizate și documentate corespunzător. În funcție de gravitatea cazului, este posibil să fie numite comisii de analiză a cazului;

• Multe situații din sfera conflictului de interese pot fi remediate simplu și prin dialog deschis. Cei direct implicați, precum și managerii acestora, sunt încurajați să pună întrebări și să ceară consultanță, pentru orice dubiu ar avea.

2.5 Neafilierea politică

2.5.1. Personalului Accesis nu îi este interzis să simpatizeze sau să facă parte din formaţiuni politice legal constituite, în condiţiile în care preocupările lor politice nu afectează performanţa profesională şi nu se face propagandă la locul de muncă.

2.5.2. Participarea în nume propriu la activități sociale și politice, cu excepția participării la activitățile de natură sindicală, nu se face decât în afara orelor de program și cu evitarea utilizării oricăror elemente de identitate vizuală a Accesis care ar putea-o asocia pe aceasta cu respectivele activități sociale sau politice.

2.5.3. Personalului cu atribuţii de coordonare sau care ocupă Funcţii de conducere în cadrul Accesis îi sunt aplicate cu stricteţe prevederile legale privind situaţiile de incompatibilitate şi ocuparea funcţiilor de conducere în cadrul partidelor sau formaţiunilor politice.

2.5.4. Accesis interzice Personalului său să facă propagandă politică la locul de muncă, să utilizeze resursele Accesis, de orice natură, în scopul susţinerii unor partide, formaţiuni politice sau candidaţi, precum şi să participe la orice manifestări cu caracter de propagandă politică la care să utilizeze în mod vizibil însemnele Accesis, astfel încât să inducă, fie şi indirect, ideea de susţinere a respectivului demers de către companie.

Dacă pentru alegerea în funcţia/demnitatea publică ar putea fi afectate în orice mod resursele puse la dispoziţie de Accesis, timpul de lucru şi alte asemenea, de la momentul anunţării candidaturii sale, respectiv până la momentul validării rezultatelor alegerilor, persoana respectivă poate solicita fie acordarea concediului legal de odihna, fie concediu fără plată, fie suspendarea contractului cu acordul părţilor.

2.5.5. Este interzisă utilizarea în orice mod a funcţiei deţinute în cadrul Accesis în scopul sau în interesul alegerii într-o funcţie/demnitate publică, precum şi utilizarea în orice fel a resurselor puse la dispoziţie de Accesis, a timpului de lucru şi altele asemenea în scopul sau în interesul alegerii într-o funcţie/demnitate publică.

2.5.6. În situaţia în care un membru al Personalului este ales într-o funcție/demnitate publică, contractul de muncă/ colaborare încheiat cu Accesis se suspendă de drept în baza art. 50 (d) din Codul Muncii, pe toată perioada exercitării mandatului în funcţia/demnitatea publică, dacă legea nu prevede altfel.

2.5.7. Nerespectarea dispoziţiilor de mai sus constituie abatere disciplinară (în cazul contractelor individuale de muncă) / încălcare a obligaţiilor (în cazul oricărui alt acord) şi se sancţionează conform legii, respectiv conform prevederilor acordului încheiat cu Accesis, în funcţie de natura juridică a acestuia.

2.6 Pe Cine contactăm

Persoana implicată. Răspunsuri vom primi de la: Managerul direct

III. Reguli de implementare

3.1 Training: Odată ce politica va fi distribuită, angajații trebuie să se familiarizeze cu conceptele și regulile descrise în cadrul acesteia. Cu toate acestea, politica va fi explicată și detaliată pe parcursul instruirilor specifice desfășurate în cadrul Accesis. De asemenea, în orice moment, persoanele desemnate din Departamentul Juridic vor putea oferi explicații și îndrumări cu privire la cea mai bună abordare a declarațiilor, respectând politica instituției. În fiecare an, managementul va comunica politica și orice actualizări conexe ale acesteia prin e-mail, către angajații Accesis. Orice angajat, care este sau ar putea fi în conflict de interese, are obligația de a răspunde la aceste e-mailuri. În situația în care, e-mailul mai sus menționat nu va fi urmat de un e-mail de răspuns din partea angajatului, se va considera că acesta nu are nimic de dezvăluit.

3.2 Nerespectarea Politicii

Nerespectarea acestei politici nu va fi tolerată și poate conduce la acțiuni disciplinare și alte măsuri care pot duce până la încetarea contractului de muncă.

3.3. Responsabilități și Implementare

Fiecare manager din cadrul Accesis este responsabil de distribuirea politicii prezentate și de garantarea recunoașterii acesteia de către persoanele aflate sub coordonarea sa. Accesis se așteaptă ca întreaga echipă managerială să reprezinte un exemplu pentru toate circumstanțele care ar putea apărea și să solicite tuturor angajaților și colaboratorilor să respecte principiile și regulile stabilite de această politică. Accesis solicită tuturor angajaților să respecte această politică și să acționeze ca un exemplu pentru toți ceilalți angajați. În timpul procesului de angajare, managementul Accesis este responsabil să se asigure că orice conflict de interese, real sau potențial, este dezvăluit de către noul angajat/colaborator.

4. Plăți de facilitare

Acesta este termenul acordat uneori unei plăți ilegale sau neoficiale făcute în schimbul unor servicii pe care plătitorul are dreptul legal de a le primi fără a face plata respectivă. În mod normal, este o plată relativ minoră făcută unui funcționar public sau unei persoane cu funcție de certificare pentru a asigura sau grăbi îndeplinirea unei acțiuni necesare sau de rutină, cum ar fi o evaluare scrisa/orala, eliberarea unei diplome, obținerea unei note care nu reflecta nivelul real al persoanei evaluate.

Acestea nu includ o decizie discreționară luată de un funcționar guvernamental, cum ar fi, de exemplu, decizia de a acorda un contract sau a evita inspecția, deoarece în acest caz, plata nu ar fi considerată o facilitare, ci mită. Accesis interzice plățile de facilitare, cu excepția cazului în care există o amenințare iminentă la adresa sănătății sau siguranței personale, atâta timp cât este raportată în timp util și documentată în mod corespunzător.

Aceasta se numește plată de extorcare.